Foire aux questions

Certains conseils fournis dans cette rubrique pourront paraître futiles, voire inutiles, tant ils sont évidents. Ne vous formalisez pas ! Nous avons préféré qu’ils soient les plus complets possible en rappelant notamment certains fondamentaux.

Cette partie aborde différentes questions que des chefs d’entreprise ont été amenés à nous poser. Vous devriez ainsi retrouverez nombre de réponses à vos questions.

Pour les autres, n’hésitez pas à nous contacter.

Au-delà des réponses individualisées que nous pourrons alors vous fournir, une étude spécifique de votre situation pourra s’avérer indispensable dans certains cas. 

N’hésitez pas à alors à vous adresser à votre Collaborateur Expansi pour vous éclairer et vous apporter tout le conseil dont vous pourriez avoir besoin à l’occasion de certaines étapes de votre activité.

Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement figurer sur vos factures :

  • Nom ou raison sociale de votre entreprise, adresse, numéro individuel d’identification à la TVA
  • Si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro d’immatriculation au RCS (n°SIRET) suivi de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, forme juridique de la société, montant du capital social, 
  • Nom et adresse du client
  • En cas d’échange intracommunautaire, indiquer également le numéro d’identification à la TVA de votre client
  • Mention du terme « facture » ou « avoir » en cas d’annulation d’une vente
  • Date de la facture et date de la vente ou de la prestation rendue si différente
  • Numéro chronologique et unique de la facture 
  • Nous vous rappelons qu’il est impératif de mettre en place un système de numérotation unique, chronologique et non modifiable de vos factures. 

A défaut d’un système suffisamment fiable permettant de garantir l’exhaustivité du chiffre d’affaires, l’administration fiscale pourrait notamment rejeter votre comptabilité, ce qui n’est pas sans conséquence.

  • Dénomination et quantité des produits et/ou services 
  • Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des rabais, remises ristournes accordés, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de l’option exercée en matière de TVA (débits), le prix TTC.
  • Date prévue du règlement, taux des pénalités et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. 

Remarques : 
Le non-respect de la réglementation peut faire l’objet de sanctions fiscales. Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € par facture non conforme.
En cas de vente sans facture ou de facturation d’opérations fictives, votre entreprise encourt une amende égale à 50 % du montant de la transaction.

Les factures doivent être imprimées en double exemplaire ; le vendeur remettant l’original de la facture à l’acheteur tout en conservant un double.

En pratique, une immobilisation est un bien acheté par l’entreprise (ou produit) destiné à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise (au-delà de la durée de l’exercice comptable). 

Une immobilisation se distingue des charges. Ces biens ne seront pas enregistrés directement en charges de l’exercice l’année de leur acquisition mais sont inscrits à l’actif de l’entreprise.

On considère que ces biens ont une durée de vie limitée et qu’ils s’usent avec le temps. Dans ce cas, on constate chaque année un amortissement correspondant à la perte de valeur de l’année. Cet amortissement est enregistré en charges de l’exercice. 

Exemples d’immobilisations : ordinateurs, photocopieurs, machines/outils, mobilier, etc.

A noter toutefois que l’administration fiscale autorise à comptabiliser directement en charges de l’exercice des biens répondant pourtant à la définition d’une immobilisation mais dont la valeur est considérée comme faible (inférieure à 500 € HT). Ces biens ne sont donc pas inscrits à l’actif du bilan ni amortis.

C’est ainsi par exemple que certains micro-ordinateurs peuvent être enregistrés directement en charges de l’exercice.

Attention ! Seules les règles générales sont rappelées ici. Il existe des règles particulières de remboursement de frais de repas ou de versement d’indemnités aux salariés. N’hésitez pas à revenir vers nous pour une réponse au cas par cas.

Les repas d’affaires (notes de restaurant)

Les frais de restaurant (repas d’affaires) peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature (c'est-à-dire un complément de rémunération) sous certaines conditions.

Pour exclure ces frais de l’assiette des cotisations sociales, ils doivent avoir un caractère exceptionnel. 

Est considéré comme non abusif le fait de rembourser un repas par semaine ou 5 repas par mois, dès lors que peuvent être justifiés la réalité de repas pris, la qualité des personnes ayant participé et du montant de la dépense. 

Au-delà, les repas sont considérés comme avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales.

Les repas pris en déplacement

Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, vous pouvez :

  • Soit lui verser une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas,
  • Soit lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif

Ces montants sont exonérés de charges sociales s’ils ne dépassent pas un montant fixé chaque année (18,30€ en 2016).

Je suis chef d’entreprise, quels sont les frais de repas que je peux me faire rembourser ?

Les règles différent selon que l’activité est exercée à titre individuel (BIC/BNC) ou en société.

En outre, il convient de distinguer : 

  • Les repas d’affaires
  • Les frais de repas pris sur le lieu du travail

Attention ! Seules les règles générales sont rappelées ici. Il existe des règles particulières de défraiement des dirigeants selon les dépenses supportées dans l’exercice de leur fonction. N’hésitez pas à revenir vers nous pour une réponse au cas par cas.

Pour les exploitants individuels (BIC ou BNC)

  • Les repas d’affaires font partie des charges déductibles du résultat lorsqu’ils sont justifiés et sont dans un rapport normal avec l’activité. 
  • Ces dépenses peuvent donc être prises en charges par l’entreprise (et remboursées au chef d’entreprise s’il a avancé le paiement de la note de restaurant).
  • Il est également possible de déduire du résultat les frais de repas pris sur le lieu du travail mais dans certaines limites. Ces dépenses sont déductibles lorsque la distance entre ce lieu et le domicile est trop importante. N’est, en pratique, admise en déduction, que la fraction du prix du repas comprise entre le montant forfaitaire représentatif du repas pris à domicile (4,65€ pour 2015) et le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (18,10€ pour 2015). Autrement dit, n’est déductible, pour 2015, qu’un montant de  13,45 €. 
  • Il est donc possible de prévoir le remboursement du chef d’entreprise sur cette base pour tous les repas passés dans l’entreprise.

N’oubliez pas de mentionner sur la facture la liste de vos invités

Pour les dirigeants de sociétés (président de SA, gérant de SARL, etc.)

  • Les repas d’affaires suivent les mêmes règles que pour les exploitants individuels (voir ci-dessus).
  • En ce qui concerne les repas quotidiens pris sur le lieu du travail, les dirigeants ne pouvant bénéficier des titres-restaurants comme les salariés, ils pourraient être tentés de se faire rembourser les prix des repas déboursés. Cette règle n’est pas prévue dans les sociétés.

Les remboursements de frais demandés aux clients sont considérés comme un complément du prix de base. De ce fait, ils sont à comprendre dans la base d’imposition à la TVA (article 267-I-2° du Code Général des Impôts), au même taux que le prix de base de l’opération à laquelle ils se rattachent.

Sont par exemple considérés comme des remboursements de frais les frais de déplacements (billets de train ou d’avion, les nuits d’hôtels, les notes de restaurant, etc.) engagés au cours d’une mission ou d’un travail effectué pour le client concerné.

Pour ces frais, vous devez alors les intégrer sur votre facture dans la base HT, imposable à la TVA.

Les cadeaux aux clients sont autorisés et sont déductibles du résultat fiscal de votre entreprise, servant de base à l’impôt qui est à payer annuellement, sauf abus. 

Cependant, la TVA n’est déductible que pour les cadeaux de faible valeur offerts par an et par client (65 € TTC en 2015).

Les cadeaux offerts aux salariés par l’employeur sont autorisés mais obéissent à certaines règles en matière sociale et fiscale.

S’ils sont remis à l’occasion d’un évènement particulier et dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par évènement (soit 159 € en 2015), la valeur du cadeau, déductible du résultat de votre entreprise, est exonérée de cotisations sociales (salariales et patronales) et d’impôt sur le revenu pour le salarié.  

La liste des évènements particuliers est limitativement définie : 

  • la naissance,
  • le mariage,
  • la retraite,
  • la fête des mères et des pères,
  • la Ste Catherine et la Saint Nicolas,
  • Noël du salarié et Noël des enfants (enfants jusqu'à 16 ans révolus dans l'année civile),
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants jusqu'à 19 ans révolus dans l'année civile.

Le seuil de 5% a été aménagé pour les évènements suivants : 

  • Noël : il est de 5% par enfant et de 5% pour le salarié
  • Rentrée scolaire : il est de 5% par enfant

Si ces règles (plafond et évènement) ne sont pas respectées, les valeurs données en cadeau seront alors considérées comme un avantage en nature et seront soumises à cotisations sociales et impôt sur le revenu.

Documents civils et commerciaux




Pièces comptables




Documents fiscaux




Documents juridiques (société commerciale)




Gestion du personnel

La nomination d’un commissaire aux comptes dépend du statut juridique de l’entreprise et du dépassement éventuel de certains seuils.

  • Société anonyme (SA) et Société en commandite par actions (SCA) : La nomination d’un Commissaire aux comptes est obligatoire dès la création de la société
  • SAS : la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire si deux des trois seuils suivants sont dépassés 
    • Total bilan : 1 000 000 €
    • Chiffre d’affaires HT : 2 000 000 €
    • Nombre moyen de salariés : 20
  • SARL / EURL / SNC  / SCS : la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire si deux des trois seuils suivants sont dépassés
    • Total bilan : 1 550 000 €
    • Chiffre d’affaires HT : 3 100 000 €
    • Nombre moyen de salariés : 50
  • Associations : parmi les principales catégories d’associations qui doivent nommer un commissaire aux comptes, on citera 
  • Les associations d’une certaine taille ayant une activité économique et dépassant, à la fin de l'année civile deux des trois seuils suivants : plus de 50 salariés, 3,1 millions € de chiffres d'affaires ou 1,55 million € de total bilan,
  • Les associations émettant des obligations,
  • Les associations habilitées à consentir des prêts,
  • Les associations percevant une ou plusieurs subventions de plus de 153 000 € au cours d'une même année,
  • Les associations recevant des dons de plus de 153 000 € au cours d'une même année,
  • Les associations reconnues d’utilité publique collectant des fonds pour le compte d’autres associations (associations-relais) ;

Malgré les mesures de simplification introduite en 2014, les sociétés par actions (SA, SCA, SAS) et les SARL / EURL restent tenues de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce quel que soit leur taille.  

Mais les micro-entreprises  (qui ne dépassent pas 2 des trois seuils : total bilan de 350 000 €, Chiffre d’affaires de 700 000 € et nombre moyen de salariés de 10) sont dispensées d’établir une annexe et peuvent demander de garder la confidentialité du bilan et du compte de résultat déposés.

Quant aux petites entreprises (qui ne dépassent pas 2 des trois seuils : total bilan de 4 000 000 €, Chiffre d’affaires de 8 000 000 € et nombre moyen de salariés de 50), elles peuvent opter pour garder la confidentialité du compte de résultat.

Les sociétés répondant à la définition des micro-entreprises (à l'exception des sociétés mentionnées à l'article L. 123-16-2 du code de commerce et de celles dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières) peuvent déclarer que les comptes annuels qu'elles déposent ne seront pas rendus publics. 

De même, les petites entreprises peuvent demander, lors du dépôt des comptes annuels réalisé à compter du 6 août 2016, que le compte de résultat ne soit pas rendu public.

Ainsi, l'entreprise concernée qui souhaite bénéficier de l’une de ces deux options doit, lors du dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, y joindre une déclaration de confidentialité.

Le greffier informe alors les tiers de cette déclaration de confidentialité par une précision dans l'avis inséré au Bodacc et délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu'ils ne sont pas communicables aux tiers.

La convention collective applicable est fonction de l’activité principale de l’entreprise ; le code NAF est une simple présomption pour choisir la convention applicable.

S’il s’agit d’une entreprise à activités multiples, les critères de choix sont les suivants, pour déterminer l’activité principale de l’entreprise :

  • Entreprise commerciale : référence au chiffre d’affaires le plus élevé 
  • Entreprise industrielle : référence à celle qui occupe le plus grand nombre de salariés
  • Entreprise industrielle et commerciale : référence aux critères appliqués aux entreprises industrielles si le chiffre d'affaires de l’activité industrielle est égal ou supérieur à 25 % du chiffre d'affaires total (Rép. Min. Liot du 5 mai 1971).

L’employeur a l’obligation de faire une déclaration avant toute embauche (sauf cas spécifiques : TESE, CESU) auprès de l’URSSAF (ou MSA) dont dépend l’établissement. La DPAE est obligatoirement dématérialisée dans les entreprises dont le nombre de déclarations accomplies au cours de l’année civile précédente atteint 50 déclarations.

La déclaration doit être faite avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche.

Les registres obligatoires sont :

  • Le registre du personnel ;
  • Le livre de paie ;
  • Plusieurs registres relatifs aux conditions de travail doivent être tenus par l'employeur :
  • Les registres liés aux conditions de travail : registre spécial des dangers graves et imminents, registre des accidents bénins, document unique d'évaluation des risques professionnels ;
  • Registre de délégués du personnel. 

L’employeur doit procéder aux affichages suivants :

  • Inspection du travail : adresse, nom et téléphone 
  • Médecine du travail : adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence
  • Consignes de sécurité et d'incendie et noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d'organiser l'évacuation en cas d'incendie.
  • Convention ou accord collectif du travail : référence de la convention collective et des accords applicables
  • Égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes : texte des articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail
  • Horaires collectifs de travail : horaire de travail (début et fin) et durée du repos ; si le repos n’est pas donné le dimanche, jours et heures de repos collectifs
  • Congés payés : période de prise des congés 
  • Harcèlement moral : texte de l'article 222-33-2 du code pénal
  • Harcèlement sexuel : texte de l'article 222-33 du code pénal 
  • Lutte contre la discrimination à l'embauche : texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal
  • Interdiction de fumer 
  • Document unique d'évaluation des risques professionnels : modalités d'accès et de consultation du document 
  • Panneaux syndicaux (selon modalités fixées par accord avec l'employeur)

La loi prévoit un écrit pour la plupart des contrats de travail, sauf s'il s'agit d'un CDI à temps plein.

Un écrit doit obligatoirement être rédigé pour : un contrat à durée déterminée (CDD), le contrat à durée indéterminée (CDI) conclu à temps partiel, le contrat de travail temporaire, le contrat de travail intermittent, le contrat d'apprentissage, le contrat de professionnalisation, le contrat unique d'insertion (CUI).

Aucun écrit n'est exigé pour un CDI à temps plein, sauf si une convention collective le prévoit. En l'absence d'écrit obligatoire, l'employeur doit toutefois remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Au-delà du respect du SMIC, qui s’apprécie mois par mois, l’employeur doit respecter les salaires minima, qui sont fixés par les conventions collectives. Le minimum conventionnel constitue un minimum auquel peut prétendre chaque salarié. Le minimum conventionnel s’apprécie en principe mois par mois mais certaines conventions collectives prévoient un minimum annuel ou un minimum mensuel et annuel.

L'employeur est tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

L’employeur a l’obligation de verser pour les cadres une cotisation au moins égale à 1,50% de la tranche A de l’AGIRC, en financement d’un régime de prévoyance complémentaire (hors complémentaire santé) et en priorité sur une garantie décès.

Depuis janvier 2016, l'employeur doit faire bénéficier tous ses salariés d'une couverture complémentaire santé, qui doit remplir un certain nombre de conditions (panier de soins, contrat responsable…). Les salariés peuvent être dispensés d’y adhérer à certaines conditions. 

L’adhésion à un organisme de gestion agréé n’est pas obligatoire.

La première adhésion, pour l'année ou l'exercice en cours, doit intervenir dans les cinq mois du début de l'année ou de l'exercice (ou du début de l'activité).

L'adhésion à un centre (BIC, BA) ou à une association (BNC) de gestion agréé, ou le recours à un professionnel de l'expertise comptable autorisé par l'administration et ayant conclu avec elle une convention, procure un avantage fiscal dans la mesure où les autres contribuables voient la base d'imposition de leurs revenus (BIC, BA, BNC) retenue pour le calcul de l'impôt sur le revenu majorée de 25 %. 

L’adhérent à un centre de gestion ou à une association agréé bénéficie des avantages fiscaux suivants :

  • déduction intégrale du salaire de son conjoint alors que la déduction est limitée à 17 500 € pour les non-adhérents mariés sous un régime de communauté ou de participation aux acquêts ;
  • réduction d'impôt pour frais de comptabilité égale aux deux tiers des dépenses de tenue de la comptabilité et d’adhésion à un organisme de gestion agréé et plafonnée à 915 €. 

En contrepartie de ces avantages, un certain contrôle est exercé sur les déclarations et le contribuable s’engage à accepter le règlement par chèque ou par carte bleue.

Il existe deux types de prélèvement SEPA. Le CORE qui est usuellement utilisé entre les différents agents économiques et en particulier pour les relations entre une entreprise et ses consommateurs particuliers. Ce type de prélèvement ne nécessite pas l’envoi du mandat signé à la banque mais au créditeur qui devra le produire en cas de contestation d’un prélèvement. Vous devez conserver une copie du mandat signé et envoyé.

Le prélèvement B to B, ou interprofessionnels, est destiné aux échanges entre entreprises et aux paiements des charges sociales et impôts professionnels. Il sécurise les opérations en rendant impossible la répudiation d’une opération mais nécessite une information préalable de la banque du débiteur. Pour ce type de prélèvement, le mandat doit être signé et renvoyé à sa banque pour que celle-ci autorise explicitement l’opération de paiement. Un délai est à prévoir pour la prise en charge de cette autorisation. Pour un bon suivi des autorisations, un deuxième original signé sera envoyé au créditeur et une copie conservée dans les dossiers de l’entreprise.

La question ci-dessus doit être « inversée » si vous désirez mettre en place des prélèvements pour le paiement de vos clients.

La souscription d’une assurance civile professionnelle est obligatoire pour des entreprises exerçant certaines activités notamment réglementées (les professionnels de la santé, du chiffre et du droit, du secteur du bâtiment, etc.). Pour les autres, cette assurance, même si elle n’est pas obligatoire, est fortement recommandée pour couvrir les dommages que l’entreprise pourrait causer.

L’entreprise devra par ailleurs assurer les biens utilisés pour les besoins de l’activité, notamment les locaux, les véhicules, etc.

D’autres assurances sont optionnelles mais recommandées, telles que l’assurance perte d’exploitation, l’assurance homme-clé, des mandataires sociaux, etc.

Pour plus d’informations, il est possible de se renseigner auprès du Centre de documentation et d’information de l’assurance (www.ffsa.fr) ou des organisations professionnelles.

Pour rappel, les personnes exerçant une activité artisanale réglementée ainsi que les micro-entrepreneurs relevant du régime micro-social doivent indiquer, sur chacun de leurs devis et sur chacune de leurs factures, l'assurance professionnelle, dans le cas où elle est obligatoire pour l'exercice de leur métier, qu'ils ont souscrite au titre de leur activité, ainsi que les coordonnées de l'assureur ou du garant, et la couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie.

Par ailleurs, toute entreprise, dont la responsabilité décennale peut être engagée, doit, depuis le 8 août 2015, joindre aux devis et factures qu’elle établit, une attestation de cette assurance conforme à un modèle fixé par arrêté.

Il existe une grande diversité de moyens de paiement accessibles aux artisans et aux TPE-PME pour réaliser et sécuriser leurs transactions. Ils peuvent être classés selon deux grandes catégories : la monnaie fiduciaire, autrement dit les espèces, et les moyens de paiement scripturaux qui permettent le transfert de fonds d’un compte à un autre. 

Les paiements en espèces effectués auprès et par les entreprises peuvent se faire dans les limites suivantes :

  • Le règlement d’une dette et le recouvrement d’une créance par les professionnels ne peut excéder 1 000€ depuis le 1er septembre 2015 (décret n° 2015-741 du 24 juin 2015 et article L112-6 du Code monétaire et financier). Cette limite s’applique également pour les paiements par monnaie électronique.
  • Le règlement d’un salaire peut être réalisé en espèces jusqu’à 1 500€.
  • Le règlement d’une dette fiscale peut être réalisé en espèces jusqu’à 300€ au guichet des centres des finances publiques.

Les moyens de paiement scripturaux regroupent :

  • Les moyens de paiement « traditionnels »: carte de paiement, virement, prélèvement, titre interbancaire de paiement, télé règlement, chèque, lettre de change et billet à ordre dématérialisé.
  • Les « nouveaux » moyens de paiement : le paiement sans contact au moyen d’une carte de paiement ou d’un téléphone dans la limite de 20€ et le portefeuille électronique permettant d’effectuer des dépôts et des retraits d’argent sur son compte électronique et l’utiliser sur internet pour réaliser des règlements sans avoir à saisir son identifiant ou son code secret. Ce moyen de paiement existe également sous forme d’application pour Smartphone : le commerçant tape le montant à encaisser dans l’application, puis scanne le code qui s’affiche sur l’écran du téléphone du client.

Selon l’organisation de votre activité, différents cas de figure se présentent :

Cas 1 : présence de salariés et de TNS Travailleur Non Salarié

  • Les bulletins de paies
  • Les éléments liés aux caisses sociales des salariés
  • Les éléments liés au statut de Travailleur Non Salarié (TNS)

 

Cas 2 : présence de salariés uniquement, pas de TNS

  • Les bulletins de paies
  • Les éléments liés aux caisses sociales

 

Cas 3 : présence de TNS uniquement, pas de salariés

Tenir un registre de tous les documents liés au statut de Travailleur Non Salarié (TNS).

Nos conseils :

  • Les chéquiers : 
  • N’utiliser qu’un seul chéquier à la fois
  • Les talons de chèques doivent être renseignés de toutes les informations demandées
  • Les chéquiers entièrement utilisés (souches de chèques vides) doivent être classés par ordre chronologique et numérotés
  • si toutefois, vous annulez un chèque, pour justifier qu’il est bien annulé, découpez le numéro de chèque qui figure sur le chèque et collez le sur la souche de chèque
  • Les remises de chèques
  • Distinguer lors de vos remises de chèques les règlements des clients d’autres chèques éventuellement reçus (remboursement d’assurance, etc.)
  • Les virements reçus
  • En cas d’absence d’avis de virement, indiquer sur le relevé bancaire la ou les factures concernées par chaque virement reçu
  • Classer les factures de commissions ou frais bancaires avec vos factures d’achats car elles justifient des dépenses figurant sur vos relevés bancaires.

N’hésitez pas à revenir vers nous, nous restons à votre disposition pour vous éclairer et vous apporter tout le conseil dont vous pourriez avoir besoin tout au long de votre activité.